Voor Braanker Logistics, dat al jarenlang transport richting Engeland verzorgt, betekende Brexit dan ook een flinke verandering in de dagelijkse operatie. Niet alleen op papier, maar vooral in de praktijk.

We spraken met collega's Michael, Annet en Mayra over de impact van Brexit op de expeditie, planning en documentatie binnen het bedrijf. Over de chaos van het begin, de uitdagingen onderweg en de manier waarop Braanker constant grip houdt op een nieuwe logistieke werkelijkheid.

Goed voorbereid vertrekken

Voor de Brexit was transport naar Engeland relatief overzichtelijk. Een vrachtwagen werd gepland, de ferry was geboekt en de chauffeur kon in veel gevallen zonder al te veel administratie door.

Na de Brexit kwamen er ineens nieuwe stappen bij. EORI-nummers, exportdocumenten, inklaringen, GMR's en machtigingen. Bij exceptioneel transport kwamen daarbovenop nog aanvullende formulieren, vergunningen, chauffeursdocumenten en planning rondom overtochten.

"Waar je voorheen vrij kon overvaren en doorrijden, moet nu alles vooraf tot in de details kloppen," vertelt Michael. "In het begin werd een vrachtwagen in de Engelse haven tegengehouden totdat alles geregeld was. Dat kost tijd, geld en vooral veel geduld."

Die extra voorbereiding vraagt iets van iedereen in de keten. Van klant tot planner en van chauffeur tot douane. Eén ontbrekend document kan genoeg zijn om vertraging te veroorzaken.

Een beginfase vol vragen

De eerste maanden was het voor veel partijen zoeken en ontdekken. Ook voor Braanker. Systemen, processen en regels waren nog volop in ontwikkeling. Wat vandaag de juiste werkwijze leek, kon een paar weken later alweer compleet anders zijn. 

"Het was in het begin vooral ontdekken," zegt Annet. "Je las iets, daarna las je het nog een keer, en vervolgens moest je alsnog bellen om te controleren of je het goed begrepen had."

"Je merkte dat iedereen zoekende was," vult Mayra aan. "Klanten en vervoerders hadden vragen die ze in Engeland soms ook niet konden beantwoorden. Instanties gaven soms verschillende antwoorden en veel informatie moest nog in de praktijk worden getest."

Het nieuwe plannen en uitvoeren

Vooral in de planning veranderde er veel. Een transport naar Engeland vraagt nu meer voorbereidingstijd. Zeker bij exceptioneel transport. “Communicatie is echt belangrijker geworden,” vertelt Mayra. “We moeten op tijd weten wat er geboekt moet worden en welke documenten nodig zijn. Als één onderdeel niet op tijd rond is, kan het hele transport vertragen.”

Dat maakt het werk intensiever. Waar vroeger één planner soms al veel kon regelen, zijn nu vaak meerdere collega’s betrokken bij één Engeland-transport. De planner plant de route, de truck en de chauffeur. De Ferry overtocht moet geboekt worden. Documenten worden afgestemd met de agent. De klant moet tijdig de juiste gegevens aanleveren. Zo grijpt alles in elkaar.

Uitdagingen onderweg

Een van de grootste uitdagingen zat in het continu veranderende proces. Zodra een werkwijze onder controle leek, veranderde er weer iets. Aangepast inklaren, nieuwe eisen of andere koppelingen. “Er waren momenten waarop we dachten: nu snappen we het. Dan bleek het bij het volgende document toch net weer anders te zijn,” aldus Michael.

Ook groupage, waarbij meerdere zendingen van verschillende klanten in één trailer worden gecombineerd, bracht extra risico’s met zich mee. In het begin kon een foutief document van één klant ervoor zorgen dat de hele trailer stil kwam te staan. Ook zendingen van klanten die wel alles op tijd op orde hadden.

Inmiddels is dat proces beter ingericht. “Nu zorgen we dat alles vooraf al goed staat,” zegt Annet. “Pas als de documenten en inklaring kloppen, kan het transport echt gaan lopen. Dat voorkomt problemen onderweg.”

Weten van aanpakken

De kracht van Braanker zit in de aanpak: niet afwachten, maar zelf uitzoeken. Al vroeg werden EORI-nummers geregeld en processen ingericht. Informatie werd verzameld, gedeeld en vastgelegd, zodat collega’s niet steeds opnieuw het wiel hoefden uit te vinden.

Wanneer er iets veranderde, werd dat intern besproken en bijgewerkt. Wat is er anders? Wat betekent dat voor de planning? Wat moeten klanten weten?

“We hebben het echt als team opgepakt,” vertelt Annet. “Niet denken: we zien het wel, maar bellen, doorvragen en zorgen dat we het onder controle kregen.”

Daarbij speelt ook het netwerk van Braanker een belangrijke rol. Contact met agenten, collega-vervoerders en instanties helpt om snel te schakelen wanneer er iets verandert of vastloopt. “Je zit allemaal in hetzelfde schuitje,” zegt Michael. “Dan kun je elkaar beter helpen dan alles alleen proberen uit te zoeken.”

Voor Braanker is het onderdeel geworden van de service: niet alleen het transport regelen, maar ook meedenken over een optimale route, de documenten, de timing en de risico’s. Het team helpt klanten door duidelijk te communiceren over deadlines, benodigde gegevens en vervolgstappen. Zo weet iedereen waar hij aan toe is. Geen verrassingen op het laatste moment.

De belangrijkste les

De Brexit heeft de logistiek naar Engeland blijvend veranderd. Niet als een eenmalige overgang, maar als een proces dat zich blijft ontwikkelen. Regels worden aangepast, systemen veranderen en de situatie vraagt om flexibiliteit.

Voor Braanker is de belangrijkste les duidelijk. Goede voorbereiding maakt het verschil. Of, zoals Mayra het samenvat: “Als vooraf alles klopt, voorkom je onderweg de meeste problemen.”